Faut-il archiver les emails ?

Le périmètre de cet article concerne les emails engageants. Je ne prends pas en compte « l’archivage » pour faire de la place dans les boîtes aux lettres.

La réponse à la question du titre est simple. Je parle d’email engageant et comme toute information engageante, je dois prévoir son archivage.
Bon d’accord, j’ai déjà répondu à la question mais vous avez quand même le droit de continuer la lecture de cet article 😉

Un email a-t-il des caractéristiques spéciales que n’aurait pas un document « classique » ?

Voici quelques spécificités de l’email :

• La volumétrie exponentielle : les chiffres autour du nombre d’emails échangés donnent le tournis
• La complexité du format d’un email (parties structurées au niveau des métadonnées, pièces attachées, corps de texte avec une mise en page évoluée, des fils de discussion, fonctions de transfert…) et la non-existence d’un format ouvert, standard et pérenne
• Les aspects juridiques avec la protection en France sur la correspondance privée
• La diversité des mails échangés et la difficulté à identifier ceux qui sont engageants

Concrètement, s’attaquer à l’archivage des mails demande une approche au bon niveau et s’intègre dans une politique globale (la fameuse Retention Policy) de l’entreprise.

Un projet d’archivage d’email doit traiter les points suivants :

• Aspects fonctionnels : processus lié à la sélection des mails, définir les durées de conservation, les fonctions permettant de consulter/rechercher un mail archivé
• Aspect technique : identifier le format d’archivage qui sera retenu [ce point sera traité dans un autre article]

Sur le premier point, plusieurs approches existent :

• Archiver toutes les entrées/sorties des serveurs de messagerie. L’avantage est de ne pas ‘oublier’ par erreur un email engageant. Les inconvénients sont d’une part un risque d’archiver des mails personnels et d’autre part la nécessité de devoir mettre en place une infrastructure très importante pour absorber la volumétrie
• A l’opposé, laisser l’utilisateur final gérer manuellement et unitairement les mails qu’il juge engageant depuis son client de messagerie. Cela nécessite un accompagnement important pour que l’utilisateur se sente impliqué et qu’il ait les clés pour identifier les « bons » emails.

Et entre les deux, nous avons toutes les variantes avec des mix possibles.

Des réflexions/études en cours ont amené à différentes approches qui peuvent être complémentaires :

• Identifier les services/profils/postes ou niveaux de responsabilité qui sont amenés à manipuler des emails engageants. C’est le cas de l’approche Capstone aux USA proposée par la NARA (The U.S. National Archives and Records Administration)  qui se base sur le niveau de responsabilité.
• Proposer des filtres pour aider l’utilisateur à pré-sélectionner les emails. Ils exploitent les métadonnées comme le titre, le nom de domaine de l’émetteur (client, fournisseur…), des mots-clés… Le futur serait d’aller vers des outils de recherche plus performants allant vers l’analyse sémantique du contenu. Pour ma part, je milite pour que les mails engageants soient gérés directement dans des applications dédiées (permet un contrôle de la mise en forme, du contenu et un archivage maîtrisé…), pour que les mails ne contiennent plus de PJ (utilisation de plates-formes collaboratives en extranet avec traçabilité des échanges qui seront archivés), bref, un monde avec moins d’emails, le bonheur quoi !

Il y a un point à bien prendre en compte : pouvoir garantir l’intégrité du mail. Pour cela, il faut que le processus de capture d’email soit bien géré et sans faille, idéalement au plus près du serveur de messagerie.

Pour aller plus loin :

• Des fiches pratiques autour de la problématique de l’archivage des mails proposées par la FEDISA (date de 2008 mais toujours d’actualité)
• Etude détaillée et complète (100 pages) par le projet VITAM (septembre 2013)
• Livre blanc sur l’archivage des mails par le CR2PA (synthèse, il faut être membre pour accéder au livre) datant de 2011

En conclusion, on peut dire que la prise en compte des emails doit faire partie du projet d’archivage de l’entreprise. car il est nécessaire de prendre en compte les informations engageantes quel que soit le format. Il est possible de ne pas les traiter, on se trouve devant une gestion des risques, c’est une décision de l’entreprise.