Archivage : Exemple d’un ‘bon’ cycle de vie

En publiant mon précédent article sur l’archivage dans le Cloud, je suis tombé sur un graphique présentant le cycle de vie d’un document, toujours extrait du même document de l’Aproged :

Copyright APROGED

Ce graphique  a le mérite d’être simple et d’utiliser des concepts qui me plaisent :

• En effet, on ne parle pas « d’archives courantes » pour désigner des documents en cours d’élaboration.
• Sous l’angle IT, on parle d’un outil de GED pour traiter la gestion du document . En parallèle, et dès le document validé, on parle de SAE. Le document peut donc se trouver dans le deux systèmes à un moment donné. On peut imaginer un système hybride avec une interface GED qui pointe sur les documents stockés en SAE.
• On ne met pas un graphique avec une notion de fréquence d’accès : un SAE n’a pas vocation à récupérer les documents d’une GED qui ne sont pas ‘souvent’ lus.
• On voit bien que la fonction Records Management couvre les fonctions de GED et SAE sur la partie Archives intermédiaire. C’est bien l’ensemble du cycle de vie qu’il est important de gérer comme un tout, seule façon d’assurer une valeur probante au document.

La Théorie des 3 âges, sujet très régulièrement abordé sur la toile, définit sur un vocabulaire qui m’inspire beaucoup moins…